Regularne spotkania osób zaangażowanych w realizację projektu pozwalają na wymianę doświadczeń, systematyczne sprawdzanie stanu zaawansowania prac i zapobieganie ewentualnym kryzysom, bo od początku możemy reagować na pojawiające się problemy. Organizatorom wystawy łatwiej jest zachować rytm pracy, przez co wzrasta efektywność a spada ryzyko opóźnienia realizacji projektu.

Przy wprowadzaniu wystawy do systemu należy określić daty poszczególnych etapów pracy, określić ich punkty skrajne czyli tzw. kamienie milowe oraz stopień zaawansowania wybranych części: tekstów, preasetów, wykonania budżetu itd. 

W harmonogramie należy uwzględnić nie tylko określone etapy działania, ale też spotkania, które powinny być organizowane z określoną częstotliwością, a nie tylko w sytuacjach kryzysowych.

Ekspozeo umożliwia prowadzenie kalendarium spotkań, inicjowanie spotkania (ustalenie jego treści, powołanie grup czy osób, do których z systemu będą wysłane zaproszenia), zorganizowanie spotkania na służących temu platformach, wprowadzanie w trakcie spotkania zapisów, uwag i komentarzy, a także opracowanie końcowe spotkania i zapis wniosków na kolejne.