Harmonogram, podział obowiązków, utrudniony kontakt – z czym borykają się organizatorzy wystaw?

W minionych latach prowadziliśmy badania nad procesem tworzenia wystaw tworzonych zarówno w muzeach, jak i innych instytucjach. Na podstawie zebranych wywiadów i ankiet zdefiniowanych zostało 7 głównych problemów. Podsumowanie otrzymanych informacji w dużym skrócie przedstawia się następująco:

Harmonogram. To jedna z największych bolączek wszystkich organizatorów wystaw i wydarzeń. Sam harmonogram oczywiście nie jest problemem, natomiast realizacja zadań w wyznaczonych terminach – już tak. Opóźnienia występujące na samym początku procesu mają wpływ na cały proces aż do jego zakończenia i niosą za sobą przykre konsekwencje, w postaci chociażby wzrostu kosztów.
Brak regularnych spotkań. W harmonogramie należy uwzględnić nie tylko określone etapy działania, ale też spotkania, które powinny być organizowane z określoną częstotliwością, a nie tylko w sytuacjach kryzysowych. Część z nich to spotkania między grupami, a część dotyczy tylko członków danego zespołu. Aby odniosły należyty skutek, wypracowane ustalenia muszą być spisane, a potem realizowane. Regularne spotkania pozwalają na wymianę doświadczeń, systematyczne sprawdzanie stanu zaawansowania prac i zapobieganie ewentualnym kryzysom, bo od początku możemy reagować na pojawiające się problemy, a także – co bardzo ważne – na budowanie dobrych relacji i stworzenie z grupy ludzi zespołu.
Nieobecność na spotkaniach osób decyzyjnych. Jeśli na spotkaniu nie będzie osób, które podejmują decydujące na danym etapie decyzje, cały proces może się niebezpiecznie przedłużyć. Konieczne będzie zwołanie kolejnego zebrania, potem może jeszcze jednego… To nie tylko zniechęca do pracy, ale też powoduje opóźnienia w realizacji harmonogramu.
Gromadzenie, a potem selekcja pozyskanych elementów oraz tworzenie listy obiektów. Organizacja wystawy w początkowej fazie w dużej mierze polega na odrzucaniu rzeczy, które nie pasują do naszej wizji. Zespół często nie wie, jak skonstruować dokumentację scenariuszową, poukładać informacje, które ma do zaprezentowania, a jest ich zazwyczaj wiele. Kończy się to tym, że odbiorca jest obciążony bardzo pokaźną liczbą wiedzy – czasem zbyt pokaźną.
Używanie przed osoby zaangażowane w realizację projektu różnych narzędzi. Mówiąc wprost: każdy używa tego, co ma i z czego potrafi korzystać. Mogą to być odręcznie pisane notatki, pliki w Wordzie, Excelu, prezentacje itd. Każda z tych metod sama w sobie nie jest niczym złym, jak jednak mają z nich skorzystać inni członkowie zespołu, skoro rysunki leżą w szufladzie biurka grafika, a tekst scenariusza jest na komputerze kuratora? A w dodatku ów kurator jest akurat na zwolnieniu? Brak stałego, jednolitego schematu działania i dokumentowania prac może bardzo utrudnić, a czasem nawet uniemożliwić kontrolę nad procesem przygotowania wystawy.
Tworzenie listy obiektów dostępnej dla całego zespołu. Konieczne jest zastosowanie narzędzia, z którym każdy muzealnik będzie umiał sobie poradzić. To bardzo ważne, bo prace związane z obiektami dotyczą niemal wszystkich grup zaangażowanych w przygotowanie wystawy.
Niejasny podział obowiązków i kompetencji, co powoduje problemy z egzekwowaniem wykonania obowiązków i przerzucanie się odpowiedzialnością, a w konsekwencji często także opóźnienia.

Tabelka i wykres prezentują ilość odpowiedzi zgłaszających dane problemy. Wyniki badań metodą sondażową, potwierdziły badania monograficzne i analiza piśmiennictwa.

Kontynuując wcześniejsze badania nad działaniami dotyczącymi tworzenia wystaw zwracamy się z uprzejmą prośbą o wypełnienie załączonej ankiety.